Lacalidadenelservicio

   La reunión es un instrumento de apoyo, que bien llevado, puede aportarle muchos beneficios a los equipos de trabajo. Sin embargo seguramente usted ha asistido a reuniones que le han parecido una tortura, que muy lejos de ayudar a mejorar  la empresa se convierten en una verdadera pérdida de tiempo.             

   Estudios reflejan que las empresas utilizan entre el 25 y el 75% del tiempo de trabajo en reuniones. Es decir que en el día de hoy, que usted está leyendo este articulo, se han celebrado o se están celebrando millones de reuniones en el mundo entero.

   Las reuniones pueden ser formales o informales, dependiendo de la manera en que se realicen y de la trascendencia de los temas que se traten.

    Es recomendable que antes de convocar a una reunión, se consideren las otras opciones de comunicación existentes, (e-mail, llamada telefónica, memorando, informe), ya que posiblemente sean mas efectivas que una reunión y le ahorran a la empresa tiempo y dinero. 

    La calidad de una reunión depende de varios factores como:

·        Puntualidad

·        Liderazgo

·        Comunicación

·        Motivación

·        Orden

·        Negociación

·        Solución de problemas

·        Toma de decisiones

·        Administración del tiempo

     “Use las reuniones pero no abuse”, ya que perdería sus beneficios. Si no le queda más alternativa que realizar una reunión, planifíquela bien, cuidando de:

·        La finalidad

·        El contenido

·        Los asistentes

·        El material a distribuir

·        La fecha

·        La duración

     Esta última se debe considerar con mucho cuidado ya que es una variable muy susceptible a no controlarse y puede llevar a que la reunión pierda todo su efecto.

    Si por razones inevitables, la reunión se debe extender por mas de dos horas, haga recesos de 10 minutos, proyecte un video, ofrezca refrigerios.

    Consejos para Reuniones Eficaces:

• Procurar iniciar puntualmente.

• Establecer el orden del día.

• Al iniciar se recomienda establecer la duración de la reunión.

• Evitar que los participantes se aparten del tema.

• Si la reunión se prolongara por más de dos horas es   recomendable hacer pausas (refrigerios, videos, etc.).

• Debe existir control en la reunión, los que deseen hablar deben pedir la palabra.

• Es recomendable escuchar todos los planteamientos.

• Se debe atajar cualquier discusión que se torne personal.

• Registrar las decisiones por escrito.

• Las decisiones complejas que merezcan estudio, se remiten a un equipo de trabajo.

• Procurar concluir la reunión en  buen ambiente.

• Es indispensable llevar un seguimiento a los acuerdos de las reuniones

    En fin, la reunión será para usted una herramienta que, dándole buen uso le permitirá acercar a su equipo y obtener resultados de calidad.

 SALUDOS, HASTA PRONTO